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コミュニケ―ションが悩みの種

コミュニケーションが変わると、世界が変わります。
窮屈な世界から、伸びやかな世界へ。
一人で悩んでいた世界から、協力を得て成し遂げる世界へ。

私たちは、国語・算数・理化・社会は小学生の頃から学んできました。
しかし、コミュニケーションについては学んできたことがありません。
そのためか、多くの方がコミュニケーションに対しての悩みを持っています。

コミュニケーションにもコツがあります。
いくつかのことを心がけることで、あなたのコミュニケーションの悩みが軽減されます。
ここではそのいつくかのコツをご紹介します。

話す環境作りから

コーチングセッションのテーマによくなるのがコミュニケーションです。 話を聞いていると、「遠慮している」人がとても多いのを感じます。

  • ・こう言ったら、気を悪くするんではないだろうか
  • ・仕事が忙しそうだから、ちょっと声をかけられない
  • ・状況を把握してからでないと、一方的に言っても … etc.

と気を遣っているうちに、話すタイミングを逃してしまいずっと気になっているという方が少なくありません。
これは、結構、エネルギーを消耗します。
話しやすい環境→仕事の話→質の高まる会話
コミュニケーションの土台は、「話しやすい環境」です。

1.「話しやすい環境」という土台があると、仕事の話もしやすくなり、
2.仕事の話をしていくうちに、
3.仕事の質を高めるような内容にテーマが変化します。


「話しやすい環境」 → 「仕事の話」 → 「質の高い話」 の順番です。

一番先に取り組むのは「話しやすい環境」を作る、ことになりますが
具体的には何をすればいいのでしょうか?

それは、雑談です。

雑談? と意外に思われた方もいると思いますが、例えば、家庭の中のコミュニケーションを思い浮かべてみてください。 雑談が豊富にある家庭は、仲がよさそうな気がしませんか?
逆に、報告・連絡・相談のときだけ家族と話す、という家庭があるとしたらなんだか殺伐とした感じがします。

大切なことを話そうと思っても、日頃会話を避けている分、 話しにくそうです。
これと同じことが職場でも起きがちです。

日頃、報・連・相のときしか、コミュニケーションを取っていないと、冒頭の「遠慮してしまう」機会が増えてしまいます。

  • ・給湯室で会ったときにちょっと話をする
  • ・「おはよう」と言ったあとで、一言、二言話す
  • ・トイレの行き帰りに、声をかける … etc.

このようなちょっとした機会に雑談をしていると、報・連・相のしやすい土台が作られていきます。

自分の方から声をかけて雑談をする
そして話しやすい環境を日頃から作っておく


これを心がけるだけで、仕事の話なのについ遠慮してしまう、ということが 減ります。
そして、「仕事の話」 → 「質の高い話」ができるようになっていきます。
雑談は、
◎仕事の話が気軽にできる環境
◎大切なことをちゃんと伝えられる家庭作り

の第一歩です。

報告・連絡・相談 言葉の定義の共有化

報・連・相をどんなタイミングで、どれくらいの頻度で行うか、という基準を作っておくと、 職場でのコミュニケーションがとりやすくなります。

まず、あらためて、報告、連絡、相談の言葉の定義を考えてみましょう。

報告
ある任務を与えられたものが、その遂行の状況・結果について述べること
連絡
互いに関連すること 相互に意志を通じ合うこと
相談
互いに意見を出して話しあうこと、他人に意見を求めること

人はそれぞれに言葉の解釈が違うので、まず言葉の定義を共有しましょう。その上で、報告・連絡・相談のタイミングや頻度の基準を共有化します。

例えば、
「もう済んだことは日報や週報で報告する 大事なことであれば、口頭で報告する」
「簡単な連絡事項はメール ただし、重要なことであれば口頭で連絡」
「相談事項は毎週の会議のとき、あるいは個別に口頭で相談」

等の基準を作って部署に徹底しておくと、コミュニケーションが円滑になります。

また、「大事なこと」「重要なこと」も人によって解釈が違います。 「今日中に」と言ったときも、ある人は午後3 時まで、別の人は午後6 時まで、時にはその日の24 時までと、解釈もバラバラです。

コミュニケーションは、一人一人が言葉の定義が違うために、「言ったはず」、「いや聞いていない」ということからすれ違いやトラブルが発生しがちです。

まずは、会社内あるいは部署内で、よく使う言葉の定義を共有化し、コミュニケーションが滞らない仕組みを作りましょう。 お客様との大事な打ち合わせのときも、言葉の定義を最初に共有化することを意識しておくと、行き違いが減ってきます。

コミュニケーションのタイプを知る

人を理解するためにタイプ分けをして、その違いを知ると、グッとコミュニケーションが楽になることがあります。

ステレオタイプに「あの人は○○タイプだから、・・・・。」と決め付けることはお勧めできませんが、 どうしてもコミュニケーションが上手くとれない相手の特徴を知ると、別のアプローチをすることができるようになるので、コミュニケーションが楽になります。

ここでは、コミュニケーションのスタイル別に4つに分ける方法をご紹介します。詳細は、鈴木義幸著『熱いビジネスチームをつくる4つのタイプ』をご参考ください。

この4つのタイプは、自己主張が強い・弱い、感情表現が強い・弱いで4つの事象にわけますが、

自己主張が強く、感情表現をあまりしないコントローラー
自己主張が弱く、感情表現が豊かなサポーター
自己主張が強く、感情表現も豊かなプロモーター
自己主張が弱く、感情表現もあまりしないアナライザー


の4つのタイプがあります。

●コントローラーの特徴
・行動的で自分が思ったとおりに物事を進める
 ことを好む
・過程よりも結果や成果を重視
・リスクを怖れず目標達成に邁進
・他人から指示されることを何より嫌う
●プロモーターの特徴
・自分のオリジナルなアイディアを大切にする
・人と活気のあることが好き
・自発的でエネルギッシュ、好奇心が強く、
 楽しさこそ人生
・多くの人に好かれる
●アナライザーの特徴
・行動前に多くの情報を集め、分析、計画を立てる
・物事を客観的に捉えるのが得意
・完全主義なところがあり、
 問題解決と分析の専門家
・人との関わりは慎重で感情をあまり外側に表さない
●サポーターの特徴
・人を援助することを好み協力関係を
 大事にする
・周囲の人の気持ちに敏感で気配りに長ける
・自分自身の感情は抑えがち
・人から認めてもらいたいという欲求が強い

外国に行くときに、外国の文化を少しでも理解していくと、現地の人々を理解しやすくなりますが、 コミュニケーションのタイプもそれと同じで、相手のタイプのことを知っておくことで相手を理解しやすくなります。

理論的に話すアナライザーと、パッ、パッっと思いついたことを楽しく話せばOK のプロモーターでは、話し方がまったく違います。 プロモーターはアナライザーの理論的な話し方にのれない感じがしたり、アナライザーはプロモーターの理論のない話し方に物足りなく感じることもあるかもしれません。

判断材料をいち早く手に入れ自分で判断したいコントローラーには、丁寧にわかりやすく話そうとするサポーターの話は、かったるく聞こえます。 サポーターは、コントローラーから「で?」と結論を急がされると、つまってしまい、頭が真っ白になったりします。

それぞれが自分のモノサシを持っています。
自分のモノサシが正しくて、相手のモノサシは間違っている、と思っていると、うまくコミュニケーションが取れません。

自分のやり方や考え方に固執していると、対立を生んでしまいます。自分のやり方や考え方も、 客観的に知ることができると、自分が正しくて相手が間違っている、という状態から離れることができます。

そして相手のタイプのやり方や考え方を知ることで、相手を理解する範囲を広げると、コミュニケーションは相互に心地良いものになっていきます。

自分がどのタイプかを知りたい時は→ 『Test.jp』

本音トークをしよう コミュニケーションもトレーニング

「本音を言いたいけれど、言葉にできない」
こんな感覚は誰でも何度か経験していることではないかと思います。

本音が言えないばっかりに、たてまえを言ったり、理屈を言ったりしますが、それはコミュニケーションを複雑にする元です。 本音を言えば、あっという間に解決することが複雑になってしまいます。

本音がスパッと言える人と、言えない人がいますが、これは単にトレーニングの差です。
トレーニング、つまり実際に言葉にする、ということを何度も何度も練習してきたかどうか。

1.言葉にすることで、関係がまずくなるかもしれないという怖れがありますが、それを越えて、失敗してもいいからと体当たりで表現してみる。
2.失敗したり、成功したりしながら、だんだん成功する割合が高くなり、心の機微をもっと上手く表現できるようになる。


私の本音+あなたの本音=理解協力 この流れで、段々と本音トークができるようになります。

自分に正直になり、その気持ちを言葉にしてみましょう。
*感情を表す言葉、I メッセージもご参照ください

本音トークのトレーニングは、いつからでも日常のちょっとしたことから始めることができます。
言葉にする前に、充分に自分の気持ちをノートに書きあげて、整理すると、何を伝えたいのか見えてきます。

滞ったコミュニケーション、未完了になったコミュニケーションがあると、エネルギーを奪います。
本音を言えたら、言えた分だけ楽になります。コミュニケーションもトレーニング次第で上手くなります。

相手を理解してから、自分のことが理解される

人と対立すると、相手を批判したくなることばかり
頭に浮かび、状況を自分の立場からしか見ない状態になりがちです。

「相手を理解してから自分のことが理解される」

という大原則を知っておくと、人と対立してしまった状況になっても、意地をはらずに、「相手はどんな状況に置かれているだろう」 「相手はどんな気持ちだろう」と、相手の立場から状況を見るゆとりを持つことができます。

ワークをひとつ、ご紹介します。
・目をつぶり、相手の体の中に自分が入ったと、想像します。
・その体から今の状況を観察してみます。相手の体に入ったまま自分のことも観察してみます。


今までとは違った視点に気づき、冷静になることができます。「まず相手を理解しよう」と意識して話をするのと、 自分の視点からだけでしか状況を見ていない目で話をするのとでは、相互理解度が全く違ってきます。

コミュニケーションのコツを5つご紹介しました。5つのうち、どれかひとつを心がけることからスタートしてみませんか。
コミュニケーションの目的は相互理解です。相手と、同僚と、家族とより良い関係を築けるようになると、仕事に人生に意欲がわき、より高いレベルへと導かれるようになります。